Comment bien réussir son projet ERP avec ADSI

Le choix d'un système de gestion intégrée (ERP) est comparable à une véritable greffe de cœur. La préparation de l'opération, le choix et la mobilisation de l'équipe d'intervention, la technique et la portée de l'opération, ainsi que la stratégie postopératoire, peuvent être tout autant des leviers de succès et de création de valeur pour l'entreprise, que des facteurs d'échec et de destruction de valeur.

La réussite d'un tel projet réside dans sa préparation tout autant que son exécution.

Pour bien réussir son projet ERP il convient donc avant tout de bien choisir la solution cible.

Une réflexion préalable, précise et circonstanciée, doit être menée en interne autour des 7 axes clés d'analyse ci-contre, que nous présentons en détail ci-dessous.

  • L'alignement métier
  • La standardisation
  • L'accès aux données de gestion
  • L'ergonomie et la productivité
  • La gestion du changement
  • Les critères secondaires
  • Un partenariat de long terme

Les avantages d'un ERP (source Sage)

Les entreprises avec des données de bonne qualité connaissent une croissance plus rapide de... 35%
Les entreprises dotées de données plus exploitables renforcent leur productivité de... 10%
Un ERP simple à utiliser (avec une interface claire et intuitive) est le critère de choix n°1 pour les entreprises à... 51%

Les 7 axes clés d'analyse en détail : notre REX

1. L'alignement métier

En premier critère d'analyse et de choix, il est important d'opter pour une solution de gestion fonctionnellement la plus proche possible de son métier.

Le système de gestion doit ainsi être centré sur la gestion des processus critiques de l'activité de l'entreprise et être en mesure de garantir la cohérence de ses données & de ses règles de gestion.

L'intégration des processus périphériques doit quant à elle donner lieu à une étude d'opportunité rigoureuse. Dans certains cas il sera possible d'envisager leur intégration dans l'ERP choisi, au prix d'une gestion plus simple ou d'une performance moindre. Dans d'autres cas il vaudra mieux envisager de les gérer à l'extérieur du système de gestion de l'entreprise, dans des outils tiers spécialisés.

L'intégration des processus « utilitaires » (ex : la comptabilité), demeure plus simple car il s'agit avant tout de vérifier qu'ils sont « correctement » traités dans la solution étudiée. L'évaluation chiffrée des coûts et des gains envisagés dans le cadre du choix d'une solution de gestion intégrée est d'autant plus crédible qu'elle est réalisée sur des grandeurs véritablement caractéristiques du métier d'une entreprise, plutôt que sur des aspects annexes.

2. La standardisation

Il est très utile de choisir un progiciel qui puisse être implémenté au plus proche possible de ses standards. Cette stratégie garantit le plein bénéfice de toutes les améliorations proposées par l'éditeur de la solution au fil du temps, simplifie la mise en œuvre de la solution ainsi que son maintien en conditions opérationnelles, et permet de garder son coût de possession (TCO) sous contrôle à long terme.

Les éditeurs de solutions de gestion intégrées proposent également très souvent des versions de leur progiciel spécifiques par secteur d'activité pour renforcer l'attractivité des fonctionnalités standards de leur solution. On parle ainsi de solutions « métier » ou « verticalisées ». Le choix de telles solutions s'avère le plus souvent fortement créateur de valeur : intégration accélérée, adéquation native plus forte aux processus de l'entreprise, et utilisation plus importante du standard de la solution.

3. L'accès aux données de gestion

Le choix d'une solution ERP demeure indissociable de la problématique d'accès aux données et de pilotage opérationnel.

En effet l'une des finalités d'un ERP consiste justement à permettre aussi bien aux opérationnels qu'aux dirigeants de l'entreprise de disposer de toutes les informations nécessaires à l'accomplissement de leur fonction au sein de l'entreprise : information au détail ou bien agrégée, reporting, listing, ou bien tableaux de bord d'aide à la décision, restitutions des informations de workflow, notifications internes/externes à l'application…Les données restituées doivent être globales et permettre un pilotage à 360° des processus de l'entreprise supportés par l'ERP.

Deux types d'ERP doivent à ce niveau être distingués : les solutions pour lesquelles l'intégration de ces fonctionnalités est native, et celles dans lesquelles leur gestion est déportée vers des outil tiers et spécialisés.

4. L'ergonomie et la productivité

L'interopérabilité et la productivité d'une solution de gestion demeurent des indicateurs clé qu'il convient d'analyser au regard de l'organisation de chaque entreprise, du découpage de chacun de ses processus en activité puis en tâche, ainsi que de l'ergonomie de ses postes de travail.

Les concepts clé à appréhender lors de l'évaluation d'une solution ERP sont les suivants :

  • L'ergonomie de l'interface homme-machine
  • L'adéquation « culturelle » de la solution et le caractère familier de ses concepts et objets
  • Le découpage applicatif des fonctions associées aux processus à couvrir
  • L'étendue des fonctions couvertes et les gisements d'automatisation opérationnelle possibles
  • La gestion multi-sites, multi-sociétés, multi-législations dans une base de données unique
  • La compatibilité avec l'environnement bureautique de l'entreprise
  • ...
5. La gestion du changement

La mise en place d'un (nouveau) système de gestion demeure toujours plus ou moins douloureuse pour les utilisateurs, et ce malgré tout le soin que l'on peut apporter au projet. L'entreprise devra en effet appréhender le changement et modifier très concrètement sa manière de travailler.

Le succès lié à la mise en œuvre d'une telle solution se juge donc en grande partie à l'aune de sa facilité d'appropriation par les acteurs du terrain.

6. Les critères secondaires

A une époque où les différents ERP du marché sont fonctionnellement de plus en plus proches, la différenciation s'opère de plus en plus souvent sur des critères annexes et complémentaires :

  • Infrastructure technique : il est utile de vérifier que l'ERP s'insère dans un environnement technique le plus standard possible, pour permettre l'externalisation de son hébergement, robuste pour garder pouvoir bénéficier d'un coup de maintenance bas et maîtrisé, et scalable afin d'être en mesure d'accompagner la croissance de son taux d'utilisation. Les solutions disponibles en mode « cloud » demeurent rares sur le marché et au-delà de l'externalisation de l'infrastructure technique de la solution, le ROI n'est pas toujours au rendez-vous.
  • L'offre logicielle connexe : l'intérêt d'une solution ERP passe par la richesse du catalogue de l'éditeur ainsi que par ses partenariats technologiques. L'assurance d'une grande ouverture vers des outils tiers ainsi que la présence de modules complémentaires nativement intégrés est porteur de valeur et d'«agilité applicative» pour l'entreprise utilisatrice.
  • La politique de versionning et l'investissement R&D de l'éditeur sont souvent représentatifs de la considération accordée par l'éditeur à la gestion des demandes formulées par ses clients, et demeurent des critères importants sur le long terme, à l'aune de l'investissement à consentir au départ lors de l'acquisition d'une solution ERP.
  • La transférabilité des compétences nécessaires à la mise en place et au maintien en conditions opérationnelles de la solution constituent également un élément important de prise de décision. Il est ainsi très utile de pouvoir apprécier la complexité, le niveau de technicité, ainsi que les compétences requises pour mettre en œuvre la solution cible (paramétrages, développements spécifiques, formation) ainsi que pour l'exploiter (administration fonctionnelle, gestion des évolutions, mise en œuvre des patchs et gestion des montées de version, support utilisateur).
  • Le caractère « industriel » et robuste du système doit de manière corollaire pouvoir garantir un coût de possession bas et maîtrisé. Ces aspects dénotent ainsi la maturité ainsi que la qualité du système dans son ensemble
7. Un partenariat de long terme

Enfin, mais ce dernier aspect n'est pas le moindre, le choix d'un (nouveau) système de gestion constitue aussi un choix à long terme, généralement de deux partenaires, que nous recommandons toujours de dissocier : l'éditeur et l'intégrateur.

  • L'éditeur fournit les licences de l'outil et en garantit le fonctionnement standard ainsi que les évolutions sur le long terme
  • L'intégrateur apporte son savoir-faire en matière d'analyse fonctionnelle, de conduite de projet, d'accompagnement, et de support sur tous les aspects opérationnels du système d'information

La durée de vie de la solution implémentée au sein de l'entreprise, et donc le ROI du projet, est directement liée à la pérennité du couple éditeur/intégrateur et à l'adéquation de leur offre avec les besoins réels de l'entreprise. Cette relation est capitale pour la vie de l'ERP ainsi que ses modifications au fil des évolutions du progiciel, des mutations technologiques et du développement de l'entreprise.

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